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2009年 05月 30日
Managing multi tasks & deadlines No.1
今日は一日研修会/勉強会でタイムマネジメント、マルチタスク、締め切りのマネジメント法について学んできました。

自分へのまとめも含めていくつかためになることを何回かに分けて記していこうと思います。

こう書き出してみるとニュアンスで理解している英語を日本語に当てはめて意味がつながる文章にするのはとても難しい。これは読解力がないことを意味するのかな?日本語で文章にして伝える力が劣っているのかな。。


感心することに、「仕事がデキる人」というのは時間配分、仕事の優先順位の立て方、締め切りの交渉などが上手です。前の上司、今の上司を例えても当てはまります。その分8時始業を7時に来たり、少し残業をしたり、もしているけれど仕事が片付いたら1週間の休暇を取ったり、金曜は午後でササッと帰ったり。
オンとオフの切り替えも上手。
最悪だった前上司は職に就いた途端、キレまくりで「あたしは5時までなんて残業しないわよっ」と大きな声で周りに忠告したり、部下へのサポートに非協力的でいかに彼女が忙しいかアピールされたり。

私にしてみたら、上司はその分給与も与えられているわけである程度の残業は当たり前だと思うし、覚悟をしているものだと思う。部下をサポートするのは大事な仕事の一部だと思うのでキーキー喚く彼女に対し「ばっかみたい」と思っていたので、他の人に変わってほんとに良かった。結局彼女にはhandlingしきれなくなって部署自体が仕事の山で機能しなくなり、助っ人で飛んできたデキる上司に代わったのでした。内面で実は見下していた私に対して前の上司もきっと生意気だと思ったのかもしれない。

マルチタスクのこなし方、面接でも聞かれるけれど「マルチタスクがあったらあなたはどう対処しますか?」という質問。どう優先順位をつけてどう処理をしていくか、そしてどうしてその優先順位なのか?
これであなたという人間が仕事を順序立てでこなせる人間なのかどうか、見極めるポイントなのかもしれない。



今日のメモは「タイムマネジメントの10項目のゴールデンルール」です。

1. Know how you currently spend your time
時間を管理するには自分がどう時間を使っているのか知る必要があります。
まずは1週間どう時間配分をしているのかノートに記してみましょう。

2. Identify your "prime time"
あなたは朝方?昼型?夜型?
自分が好調な時に一番大事な仕事/難しい仕事を始めるようにしてみましょう。

→ 私は朝~昼型なので、頭がスッキリしている時に大事なタスクに手をつけるようにしてみようと思います。

3. Do tomorrow's planning tonight
事前に予定を組むことで、職場に着いたらすぐ仕事に取り組めます。
職場に着いて、「さて、何から取り組もうか」とあれこれしている分時間は節約できます。

→ 複数のタスクがあって優先順位がわからなくなったら、私は帰り道のバスの中、家に着いて紅茶を飲みながら一息ついてタスクをノートに箇条書きしています。 
たまにベッドに入ってからもやらないといけないことを思い出してノートに書き足したり。
こうして箇条書きした後で優先順位をつけて職場のデスクの目の届く位置に置いています。

4. Ask yourself "Why am I doing what I'm doing right now?"

「何で今この仕事をしているんだろう?」理由がはっきりしていると/把握していると、仕事の邪魔が入ったときに今しているタスクに再度フォーカスし直すことが早くできるのです。

5. Handle each piece of paper once.
無駄な書類、どこにしまっていいかわからない書類、保留の書類、デスクに散乱していませんか?
決まったフォルダに整理したり、先月のもの、ドラフトの書類は処分しましょう。

6. Plan your work, but work your plan.
仕事の計画を立ててプランに沿って実行しましょう。そうでなければプランを立てるのは時間の無駄です。

7. Delegate whenever possible

あなたの仕事を誰かに任せられるなら頼みましょう。あなたの仕事だから、と全部を背負い込まないで!
あなたしか出来ないから、と思い込むのは間違いであり、あなた自身をストレスに陥ることにもなるのです。

8. Delegate wisely

7.の続き。 「誰に任せるか」もキーポイントです。
任せる相手にそのスキル、時間、権利(承認etc)、その仕事へのアクセス権はありますか?

9. Identify your high-pay-off items.

どれが「大きな成果を生む仕事=high-payoff」なのか、確認し、そのタスクに十分時間を費やしましょう。(反対語で小さな結果にしかならない仕事をlow pay-offと言います)

10. Concentrate on results, not on being busy.
長い拘束時間を終え、重労働で疲れ切って家に帰るかも知れませんが大事なのは「あなたは仕事を達成したのか?」です。忙しさに囚われず結果を出すことに集中しましょう。

by pandysan | 2009-05-30 00:00 | 英語/ビジネス


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